Saat melakukan internal environmental audit, auditor mengumpulkan informasi penting untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dalam sistem manajemen lingkungan (EMS) yang diterapkan perusahaan. Karena itu, seorang auditor lingkungan harus memiliki pelatihan yang memadai, pengalaman yang relevan, dan bersikap netral atau tidak memiliki tanggung jawab langsung terhadap area yang diaudit.
Cara Memilih Auditor Internal Lingkungan
Oleh karena itu, memilih auditor internal yang tepat menjadi sangat penting untuk keberhasilan audit lingkungan. Auditor harus memiliki pemahaman mendalam mengenai peraturan dan isu lingkungan terkait, menguasai standar EMS yang berlaku, serta memahami praktik terbaik dalam pengelolaan lingkungan. Selain itu, idealnya perusahaan memiliki lebih dari satu auditor internal sebagai cadangan untuk mengatasi situasi seperti cuti atau sakit.
Langkah-langkah Melakukan Audit Lingkungan
Untuk menjaga agar EMS tetap efektif, audit lingkungan harus dilakukan dengan perencanaan yang matang. Setiap audit terdiri dari tiga tahapan: perencanaan, pelaksanaan audit, dan tindak lanjut pasca audit. Langkah-langkah sistematis dalam melakukan audit adalah sebagai berikut:
- Rencanakan Audit
Pilih area, proses, atau prosedur yang akan diaudit sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Diskusikan dengan manajer terkait untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan.
- Siapkan Daftar Periksa
Tinjau prosedur yang relevan dan buat daftar periksa yang sesuai untuk audit.
- Dapatkan dan Tinjau Dokumen Latar Belakang
Pelajari dokumen pendukung yang relevan dan tinjau dokumen EMS terkait.
- Pelaksanaan Audit dan Pencatatan
Ajukan pertanyaan dan amati proses yang sedang berjalan. Catat semua tanggapan dan pengamatan pada formulir audit sesegera mungkin. Lakukan audit saat proses operasional sedang berlangsung untuk melihat penerapan langsung di lapangan.
- Identifikasi dan Rangkuman Ketidaksesuaian
Rekap setiap ketidaksesuaian dan pengamatan yang ditemukan selama audit.
- Usulkan Tindakan Korektif
Buat saran perbaikan dan pastikan mendapat persetujuan dari pihak yang bertanggung jawab di area terkait.
- Selesaikan Administrasi
Selesaikan semua tugas administratif yang terkait dengan audit, termasuk menetapkan jadwal audit berikutnya.
Mengelola Ketidaksesuaian dan Pengamatan dalam Audit Lingkungan
Ketidaksesuaian menunjukkan kekurangan dalam sistem, sering kali karena karyawan tidak mematuhi prosedur kerja. Saat menemukan ketidaksesuaian, auditor harus memberikan rekomendasi perbaikan untuk mencegah terulangnya masalah tersebut.
- Masalah yang terjadi
- Langkah perbaikan
- Pihak yang bertanggung jawab untuk memperbaiki
- Tanggal penyelesaian
- Tindakan pencegahan agar kesalahan tidak berulang
- Tanggal tindak lanjut
Baca lainnya: Peran Internal Environmental Audit dalam Kesuksesan EMS
Menyusun Laporan Audit Lingkungan
Laporan audit berfungsi untuk menyampaikan hasil audit dengan jelas. Laporan akhir harus mencakup:
- Deskripsi singkat area yang diaudit
- Tinjauan hasil audit
- Ketidaksesuaian yang ditemukan
- Tindakan korektif yang telah disepakati
- Area berisiko lainnya
- Peluang perbaikan
- Daftar ringkasan ketidaksesuaian
Setelah meninjau, auditor harus menilai temuan dan melakukan tindakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Jika menemukan pelanggaran peraturan, auditor harus segera mengambil tindakan.
Identifikasi risiko lingkungan lebih awal dengan Internal Environmental Audit AuditPro!
Contact Us
HOT LINE : (+62) 21-8690-9226
HANDPHONE : 0818-6619-82
WHATSAPP : 0818-6619-82
INFO@AUDITPRO