Proses sertifikasi ISO 14001 adalah langkah penting bagi organisasi yang ingin menunjukkan komitmen terhadap pengelolaan lingkungan yang efektif. Audit ISO 14001 terdiri dari dua tahap utama, dengan Tahap 1 berfokus pada tinjauan dokumentasi dan kesiapan organisasi sebelum berlanjut ke Tahap 2. Audit Tahap 1 memastikan bahwa Sistem Manajemen Lingkungan (SML) yang diterapkan sesuai dengan standar ISO dan siap untuk pemeriksaan lebih lanjut pada tahap berikutnya.
Tahap 1 Audit ISO 14001
Audit Tahap 1, juga dikenal sebagai Tinjauan Dokumen atau Tinjauan Kesiapan, adalah langkah awal dalam proses sertifikasi ISO 14001. Tujuan utama dari Audit Tahap 1 adalah untuk memastikan apakah organisasi siap untuk melanjutkan ke Audit ISO 14001 Tahap 2.
Kapan Audit Tahap 1 Dilakukan?
Auditor melakukan Audit Tahap 1 setelah organisasi mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan. Pada tahap ini, Anda diharapkan menyediakan bukti yang cukup tentang efektivitas sistem, seperti hasil Audit Internal, Tinjauan Manajemen, dan catatan yang diperlukan untuk diperiksa.
Durasi Audit Tahap 1
Lama waktu Audit Tahap 1 bergantung pada rumus yang ditentukan oleh UKAS, dengan mempertimbangkan ukuran, risiko, dan kompleksitas organisasi. Biasanya, auditor mengukur audit ini dalam satuan hari penuh. Untuk sebagian besar usaha kecil atau menengah, auditor dapat menyelesaikan Audit Tahap 1 dalam satu hari di tempat, sedangkan Audit ISO 14001 Tahap 2 mungkin memerlukan waktu lebih lama.
Lokasi Audit Tahap 1
Auditor biasanya melakukan audit di kantor pusat jika organisasi memiliki lebih dari satu lokasi. Namun, tergantung pada kompleksitas Sistem Manajemen Lingkungan, auditor juga dapat melakukan audit secara jarak jauh.
Aktivitas dalam Audit Tahap 1
Pada Audit Tahap 1, auditor akan fokus pada dokumentasi. Ini termasuk memeriksa ruang lingkup, tujuan, kebijakan, dan prosedur Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001. Auditor juga akan mengunjungi lokasi untuk perencanaan Audit Tahap 2, mendapatkan informasi tentang proses dan peralatan yang digunakan, serta memastikan semua persyaratan hukum telah dipenuhi.
Tujuan Audit Tahap 1
Beberapa tujuan utama Audit Tahap 1 antara lain:
- Memeriksa dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan, termasuk ruang lingkup dan kebijakan.
- Meninjau lokasi untuk persiapan Audit Tahap 2.
- Memverifikasi kepatuhan terhadap peraturan hukum yang berlaku.
- Menentukan kesiapan personel untuk Audit Tahap 2.
- Mengevaluasi status Audit Internal dan Tinjauan Manajemen.
Proses Audit Tambahan
Auditor akan memeriksa hal-hal seperti audit internal, tinjauan manajemen, komitmen manajemen senior, keluhan, pembelian, serta tujuan dan sasaran jika memungkinkan dan catatan sudah mencukupi.
Tindak Lanjut Setelah Audit Tahap 1
Setelah Audit Tahap 1 selesai, auditor akan memberikan umpan balik secara lisan dan mengirimkan Laporan Audit dalam waktu sekitar 5 hari. Meski tidak ada ketidaksesuaian yang dilaporkan pada Audit Tahap 1, jika ditemukan masalah, auditor akan menerbitkan Permintaan Perbaikan yang harus ditangani sebelum Audit Tahap 2. Jika tidak, masalah tersebut akan menjadi ketidaksesuaian yang bisa menghambat sertifikasi.
Isi Laporan Audit
Laporan Audit Tahap 1 biasanya mencakup:
- Penilaian kesiapan untuk Audit Tahap 2.
- Evaluasi pemahaman terhadap standar ISO 14001.
- Cakupan Sistem Manajemen Lingkungan dan Sertifikasi.
- Rencana dan jadwal Audit Tahap 2.
- Area yang memerlukan perbaikan.
Kiat Penting untuk Audit Tahap 1
Ini adalah kesempatan pertama untuk berinteraksi dengan auditor Anda, jadi manfaatkan waktu ini dengan baik. Bersikaplah jujur dan terbuka terhadap masalah yang ada, karena masalah yang terabaikan di Audit Tahap 1 akan terungkap pada Audit Tahap 2 dan dapat menghambat sertifikasi. Meskipun auditor tidak dapat membantu dalam pengembangan Sistem Manajemen, mereka bisa memberikan wawasan yang berharga mengenai bagaimana organisasi lain mengatasi tantangan serupa.
Kesimpulan
Audit ISO 14001 Tahap 1 adalah langkah penting dalam memastikan kesiapan organisasi untuk menjalani proses sertifikasi lebih lanjut. Dengan fokus pada dokumentasi dan kesiapan operasional, tahap ini memberikan gambaran awal tentang kekuatan dan kelemahan Sistem Manajemen Lingkungan yang telah diterapkan. Persiapan yang matang, transparansi dengan auditor, dan tindakan perbaikan yang cepat atas temuan audit akan memastikan proses sertifikasi berjalan lancar dan membantu organisasi mencapai sertifikasi ISO 14001.
Baca Lainnya: Audit Trail: Menelusuri Kebenaran Keuangan
AuditPro siap membantu perusahaan Anda memperoleh dan mempertahankan sertifikasi ISO dengan mudah!
Contact Us
HOT LINE : (+62) 21-8690-9226
HANDPHONE : 0818-6619-82
WHATSAPP : 0818-6619-82
INFO@AUDITPRO