Audit kepatuhan merupakan topik yang luas dan berpengaruh bagi banyak organisasi di berbagai sektor. Proses ini melibatkan berbagai jenis pemeriksaan untuk memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku. Meskipun kompleksitas dan akronim seringkali mewarnai, audit kepatuhan sangat penting untuk menjaga keberlangsungan dan kredibilitas organisasi. Dalam artikel ini, kami akan memberikan pandangan dasar mengenai audit kepatuhan, mengidentifikasi jenis-jenisnya, dan memberikan saran praktis tentang apa yang diharapkan serta bagaimana mengelola audit kepatuhan dengan efektif.
Baca Lainnya : Audit Manajemen dan ISO: Meningkatkan Kinerja dan Kepatuhan Organisasi
Pengertian
Audit kepatuhan adalah proses formal untuk mengevaluasi sejauh mana sebuah organisasi mematuhi kerangka kerja atau persyaratan peraturan yang berlaku. Selama audit kepatuhan, organisasi harus siap untuk menghadapi wawancara mengenai kontrol internal mereka. Pada beberapa kesempatan, pihak terkait mungkin meminta mereka untuk menyediakan dokumen atau bukti yang menunjukkan bahwa mereka benar-benar menerapkan persyaratan dalam menjalankan kepatuhan. Auditor bertanggung jawab untuk mematuhi standar profesional mereka sendiri, menggunakan penilaian dan skeptisisme yang dibutuhkan untuk mencapai tingkat keyakinan yang wajar bahwa organisasi mematuhi kegiatan sesuai dengan kerangka kerja atau peraturan yang ditargetkan.
Tujuan Layanan Audit Kepatuhan
Audit kepatuhan bertujuan untuk mengevaluasi sejauh mana sebuah organisasi mematuhi kerangka kerja atau persyaratan regulasi yang berlaku. Hasil audit memberikan opini tentang efektivitas kontrol internal dan sering kali mencakup rekomendasi untuk perbaikan. Organisasi menggunakan audit sebagai kesempatan untuk meningkatkan proses internal, mengurangi risiko, dan memenuhi standar keamanan dan privasi yang semakin ketat, seperti dalam hal sertifikasi SOC 2, ISO 27001, dan kepatuhan terhadap GDPR. Perubahan regulasi, seperti PCI DSS v.4.0, juga mempengaruhi pendekatan audit keamanan data dalam organisasi.
Jenis-Jenis
- CMS (Centers for Medicare and Medicaid Services): Audit untuk organisasi yang bekerja dengan Medicare dan Medicaid.
- EPA (Environmental Protection Agency): Audit lingkungan untuk organisasi yang harus mematuhi regulasi seperti Clean Water Act, Clean Air Act, dan Toxic Substances Control Act.
- FINRA (Financial Industry Regulatory Authority): Audit kepatuhan anti pencucian uang (AML) dan keamanan siber untuk pialang dan pialang-pedagang saham.
- FISMA (Federal Information Security Modernization Act): Audit keamanan informasi federal untuk lembaga pemerintah dan kontraktor.
- GDPR (General Data Protection Regulation): Audit kepatuhan perlindungan data untuk bisnis yang beroperasi di UE atau melayani pelanggan di UE.
- HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): Audit perlindungan informasi kesehatan sensitif untuk entitas yang tercakup dan rekanan bisnis mereka.
- SDM (Sumber Daya Manusia): Audit kepatuhan hukum ketenagakerjaan dan informasi karyawan untuk semua pemberi kerja.
- IRS (Internal Revenue Service): Audit rutin untuk memastikan pembayaran pajak yang tepat dari semua pemberi kerja.
- ISO/IEC 27001 (dan varian lainnya): Audit keamanan dan privasi informasi internasional, berguna bagi organisasi yang beroperasi secara global atau memerlukan sertifikasi ISO.
- OSHA (Occupational Safety and Health Administration): Audit untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi semua pemberi kerja.
- PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): Audit kepatuhan terhadap standar keamanan data untuk organisasi yang memproses transaksi kartu kredit.
- SOC 1 dan SOC 2 (Service Organization Control): Audit kontrol layanan dan keamanan untuk organisasi yang mempengaruhi laporan keuangan pelanggan.
- SOX (Sarbanes-Oxley Act): Audit kepatuhan keuangan untuk perusahaan publik, menekankan independensi auditor dan pertanggungjawaban eksekutif.
Langkah Proses
- Penelitian dan Persiapan: Sebelum audit mulai, auditor melakukan penelitian dan persiapan yang meliputi konfirmasi cakupan, penyusunan daftar periksa, dan merencanakan pendekatan. Mereka juga bisa memeriksa laporan tahun sebelumnya untuk memahami lingkungan bisnis dan perubahan yang mungkin terjadi.
- Tinjauan Dokumentasi dan Bukti: Auditor meninjau kebijakan dan prosedur yang mengatur organisasi, seperti kebijakan keamanan, manajemen risiko, dan kepatuhan. Ini membantu mereka memahami proses bisnis, mengontrol internal, dan menggunakan teknologi.
- Melakukan Wawancara: Auditor melakukan wawancara dengan personel organisasi untuk mendapatkan pemahaman langsung tentang proses yang terlibat dalam audit. Mereka mengonfirmasi prosedur dan mencari bukti tentang penerapan pengendalian.
- Penilaian Proses dan Pengawasan Karyawan: Auditor mengevaluasi pengendalian internal yang relevan dengan cakupan audit. Ini melibatkan pengujian untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur organisasi.
- Penyusunan Laporan Kepatuhan: Setelah melakukan semua prosedur audit, tim audit menyusun laporan yang mencatat hasil audit dan penilaian keseluruhan. Laporan ini bisa melibatkan opini dari Akuntan Publik Bersertifikat untuk audit tertentu seperti SOX atau SOC.
Perbedaan Audit Internal dan Kepatuhan
Auditor internal yang merupakan bagian dari perusahaan itu sendiri melakukan audit internal, sedangkan auditor independen atau pihak ketiga eksternal melakukan audit kepatuhan. Audit internal lebih fokus pada evaluasi kinerja organisasi sesuai dengan tujuan internalnya, sementara audit kepatuhan berpusat pada memastikan bahwa organisasi mematuhi kerangka kerja regulasi atau standar tertentu yang berlaku.
Salah satu perbedaan utama adalah nilai tambahnya: audit kepatuhan memberikan sudut pandang independen kepada pemangku kepentingan, sementara audit internal lebih terfokus pada peningkatan proses internal organisasi. Sementara itu, regulasi atau standar industri tertentu, seperti Sarbanes-Oxley Act (SOX) sering kali mewajibkan audit kepatuhan untuk perusahaan publik.
Idealnya, audit internal dan audit kepatuhan bekerja bersama untuk mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian sebelum audit eksternal dilakukan. Hal ini membantu organisasi untuk mempersiapkan respons yang tepat terhadap temuan audit, sehingga mengurangi risiko terhadap pelanggaran atau kesalahan yang bisa ditemukan oleh auditor eksternal.
Tips Proses
1. Bersiaplah
Untuk memastikan sukses, persiapkan diri dengan seksama. Pastikan organisasi Anda siap secara menyeluruh sebelum menjalani audit formal. Tinjau dokumen kepatuhan, atur bukti-bukti, dan perbarui kebijakan yang relevan.
2. Integrasikan dan Otomatiskan
Penting untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan kontrol kepatuhan di seluruh ekosistem cloud Anda, terutama bagi bisnis kecil. Pastikan perubahan kode disetujui secara otomatis pada level permintaan penarikan atau rilis untuk memastikan kelancaran kontrol perubahan.
3. Tetapkan Akuntabilitas
Penting untuk memiliki satu titik kontak utama yang bertanggung jawab atas seluruh audit kepatuhan, baik itu seorang petugas kepatuhan formal atau tim khusus. Hal ini akan menghindari kekacauan di mana audit gagal dan biaya meningkat karena tidak ada koordinasi yang jelas.
4. Memanfaatkan Teknologi yang Dibuat Khusus
Kini, pengesahan kepatuhan dapat diakses oleh organisasi dari berbagai ukuran, dengan berbagai alat yang terus berkembang untuk mengatasi tantangan kepatuhan.
Kesimpulan
Proses kepatuhan merupakan bagian penting dari operasi bisnis yang memerlukan persiapan matang dan integrasi teknologi yang tepat. Persiapan yang baik, termasuk tinjauan dokumentasi, pembaruan kebijakan, dan pengaturan kerangka kerja, sangat dianjurkan untuk menghindari konsekuensi negatif seperti denda atau kehilangan kepercayaan pelanggan. Automatisasi dan integrasi teknologi dapat membantu mengoptimalkan kontrol kepatuhan, memastikan dokumentasi yang tepat, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Terapkan kontrol internal yang efektif, deteksi dini potensi kecurangan dan penyalahgunaan wewenang!
Butuh bantuan?
HOT LINE : (+62) 21-8690-9226
HANDPHONE : 0818-6619-82
WHATSAPP : 0818-6619-82
INFO@AUDITPRO
Rasuna Epicentrum Superblock Lantai 5 B511 – Kuningan Jakarta Selatan 12940
Auditpro
Audit Pro merupakan divisi audit dari KAP Budiandru dan Rekan. Kami mendukung klien kami dengan dukungan profesional “generalis” dan ‘spesialis’ yang dapat menyesuaikan layanan kami dengan kebutuhan khusus klien kami – kombinasi antara lulusan luar negeri dan domestik, serta menggabungkan keahlian dari kemampuan strategis, analitis dan praktis, keterampilan teknis. Kami mengukur kesuksesan klien kami.
Referensi : https://www.auditboard.com/blog/compliance-audit/