Audit mutu internal adalah proses evaluasi yang pihak internal lakukan perusahaan, sering disebut sebagai audit pihak pertama. Kegiatan ini menjadi salah satu kewajiban bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001:2015, khususnya berdasarkan klausul 9.2 tentang audit internal.
Tujuan Audit Mutu Internal
Dalam pelaksanaan audit mutu internal, fokus pemeriksaan terletak pada kebijakan, prosedur, dan persyaratan yang sebagai acuan. Tujuan utama dari audit ini adalah untuk menilai sejauh mana organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di lingkungan mereka, serta untuk memastikan kesesuaian penerapan dengan persyaratan yang ada. Selain itu, audit ini juga bertujuan untuk mengevaluasi kesenjangan antara kondisi saat ini di organisasi dengan standar ISO 9001:2015.
Pentingnya Audit Mutu Internal
Anda harus melakukan audit mutu internal karena beberapa alasan penting:
- Penilaian Pemenuhan Standar
Untuk menilai sejauh mana sistem manajemen mutu yang audit terapkan memenuhi persyaratan ISO 9001:2015.
- Evaluasi Pelaksanaan Sistem
Untuk memastikan bahwa sistem tersebut telah dijalankan dan dipelihara dengan baik.
- Identifikasi Area Perbaikan
Audit ini berfungsi untuk mengidentifikasi area yang memiliki potensi perbaikan.
- Tinjauan Manajemen Internal
Mengevaluasi kemampuan proses tinjauan manajemen internal untuk menjamin keberlanjutan dan efektivitas sistem manajemen mutu.
- Evaluasi Hubungan Kontrak
Audit ini penting dalam mengevaluasi sistem manajemen mutu organisasi ketika ada keinginan untuk menjalin kontrak, misalnya dengan pemasok atau mitra.
Frekuensi Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Anda harus menentukan waktu pelaksanaan audit mutu internal secara berkala sesuai dengan klausul 9.2 dalam standar ISO 9001:2015.
Penunjukan Auditor Mutu Internal
Organisasi harus menunjuk individu-individu tertentu sebagai auditor mutu internal. Selanjutnya, auditor harus memiliki kompetensi di bidang audit mutu internal, yang bisa Anda buktikan melalui sertifikat pelatihan atau dokumen lain yang menunjukkan bahwa mereka telah mengikuti pelatihan terkait. Selain itu, seorang auditor harus menghindari mengaudit bagian yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.
Langkah-langkah Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Secara ringkas, langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal adalah sebagai berikut:
- Pembentukan Tim Audit
Organisasi harus membentuk tim audit. Sebaiknya, auditor internal berasal dari level kepala bagian atau manajer agar pelaksanaan audit lebih efektif.
- Menyusun Program Audit
Tim audit menyusun program audit sebagai rencana gabungan dari satu atau lebih audit yang terencanakan untuk jangka waktu tertentu dan ditujukan pada sasaran tertentu. Selanjutnya, program audit ini akan mengarahkan pelaksanaan audit sesuai dengan tujuan yang telah tertetapkan.
- Membuat Rencana Audit
Menjelang waktu pelaksanaan audit, tim audit harus membuat rencana audit yang mencakup jadwal, ruang lingkup, dan bagian yang akan teraudit. Setelah itu, Anda perlu menyebarkan rencana audit ini ke seluruh bagian yang akan diaudit.
- Menyusun Audit Checklist
Untuk mendukung pelaksanaan audit, tim audit disarankan untuk membuat checklist audit, yang berisi poin-poin penting yang perlu ditanyakan kepada auditee. Checklist ini sangat berguna mengingat tidak semua auditor internal memahami seluruh persyaratan ISO 9001:2015.
- Pengumpulan Temuan Audit
Setelah audit selesai, tim audit harus mengumpulkan semua temuan yang diperoleh berdasarkan bukti objektif. Selanjutnya, mereka harus menyusun temuan tersebut dalam laporan audit mutu internal.
- Tindak Lanjut Temuan
Temuan yang dicatat dalam laporan audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh bagian terkait, dan kemudian diverifikasi oleh tim audit untuk memastikan bahwa semua temuan telah diperbaiki hingga tuntas.
Kesimpulan
Audit mutu internal adalah elemen kunci dalam menjaga dan meningkatkan sistem manajemen mutu di sebuah organisasi. Dengan melaksanakan audit ini secara teratur, organisasi dapat memastikan kesesuaian dengan standar ISO 9001:2015, menemukan area yang perlu diperbaiki, serta menjaga keberlanjutan dan efektivitas sistem manajemen mutu mereka. Selain itu, implementasi yang baik dari audit mutu internal akan berkontribusi pada peningkatan kualitas dan kepuasan pelanggan.
Baca Lainnya: Persiapan dan Pentingnya Sikap Kooperatif dalam Menghadapi Audit Pajak
AuditPro memberikan solusi audit mutu internal yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda!
Contact Us
HOT LINE : (+62) 21-8690-9226
HANDPHONE : 0818-6619-82
WHATSAPP : 0818-6619-82
INFO@AUDITPRO