Dengan pendekatan ini, organisasi dapat memperoleh informasi yang mendalam mengenai aktivitas pekerjaan, kualitas yang pekerja butuhkan, dan konteks lingkungan kerja. Selanjutnya, data dari job analysis terpakai untuk berbagai tujuan strategis, mulai dari perekrutan, desain pekerjaan, hingga penilaian kinerja dan perencanaan tenaga kerja.
Jenis Data dalam Job Analysis
Proses job analysis mengumpulkan tiga kategori utama data:
- Aktivitas Pekerjaan
Informasi mengenai aktivitas spesifik yang membentuk suatu pekerjaan.
- Atribut Pekerja
Data tentang karakteristik yang seorang pekerja butuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya dengan baik.
- Konteks Pekerjaan
Informasi yang berkaitan dengan lingkungan internal dan eksternal di mana pekerjaan tersebut dilakukan.
Baca lainnya: Job Analysis sebagai Dasar Keputusan Organisasi yang Kuat
Tujuan dari Job Analysis
Sebelum memulai job analysis untuk suatu pekerjaan, penting untuk menentukan tujuan akhir dari analisis tersebut. Hal ini membantu dalam memilih metode analisis yang paling sesuai. Secara umum, organisasi dapat memanfaatkan hasil job analysis untuk berbagai keperluan, seperti yang Morgeson, Brannick, dan Levine (2020) jelaskan
- Deskripsi Pekerjaan
Tim HR sering menggunakan hasil dari job analysis untuk membuat deskripsi pekerjaan yang jelas. Dokumen ini merinci persyaratan posisi, termasuk keterampilan yang dibutuhkan, peran dalam tim, serta karakteristik yang diharapkan dari kandidat.
- Klasifikasi Pekerjaan
Proses ini melibatkan pengelompokan beberapa pekerjaan ke dalam kategori tertentu berdasarkan kesamaan tugas, tanggung jawab, dan kompleksitasnya. Oleh karena itu, data dari job analysis membantu dalam menentukan kelompok pekerjaan yang sesuai untuk menetapkan tingkatan gaji dan kriteria seleksi.
- Evaluasi Pekerjaan
Organisasi menggunakan job analysis untuk menentukan peringkat relatif berbagai pekerjaan, dengan tujuan menciptakan transparansi dan keadilan dalam sistem gaji. Sebagai hasilnya, semakin tinggi tanggung jawab dan tuntutan suatu peran, semakin tinggi peringkatnya dalam hierarki organisasi.
- Desain Pekerjaan
Desain ulang pekerjaan berfokus pada menciptakan peran yang memberi nilai tambah bagi organisasi dan memotivasi karyawan. Oleh karena itu, melalui job analysis, organisasi dapat menentukan keragaman keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dengan efektif.
- Persyaratan Personel
Data dari job analysis membantu tim HR menetapkan kualifikasi atau persyaratan minimum untuk suatu jabatan. Dengan kata lain, informasi ini sangat berguna dalam proses perekrutan.
- Penilaian Kinerja
Job analysis menyediakan informasi penting untuk menilai kinerja individu yang memegang suatu peran. Memahami tugas dan tanggung jawab pekerjaan membantu dalam menyusun penilaian kinerja yang adil dan akurat.
- Pelatihan Karyawan
Hasil job analysis juga digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dengan menyoroti kesenjangan keterampilan yang dimiliki karyawan dibandingkan dengan persyaratan pekerjaan.
- Mobilitas Karyawan
Dengan memahami pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk suatu peran melalui job analysis, organisasi dapat menyesuaikan individu yang sesuai baik secara internal maupun eksternal untuk posisi tersebut.
- Efisiensi Kerja
Job analysis juga untuk meningkatkan efisiensi operasional, dengan menganalisis dan mengoptimalkan cara tugas terselesaikan dalam suatu pekerjaan.
- Kesehatan dan Keselamatan Kerja
Job analysis membantu dalam mengidentifikasi potensi risiko di tempat kerja, sehingga organisasi dapat mengambil langkah-langkah untuk menciptakan lingkungan yang lebih aman.
- Perencanaan Tenaga Kerja
Membantu dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, sehingga mengidentifikasi keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk menghadapi tantangan mendatang.
- Kepatuhan terhadap Peraturan
Berperan penting dalam memastikan bahwa setiap peran dalam organisasi sesuai dengan regulasi terkait kesehatan, keselamatan, perekrutan, serta aspek hukum lainnya.
Mengapa Job Analysis Penting?
Job analysis memainkan peran penting dalam meningkatkan keterlibatan, efisiensi, dan produktivitas karyawan. Organisasi dapat memanfaatkan hasil dari job analysis untuk membuat deskripsi pekerjaan yang akurat sehingga menarik kandidat dengan kualifikasi yang tepat, serta meningkatkan pengambilan keputusan dalam proses perekrutan dan seleksi karyawan baru.
Selain itu, analisis ini membantu organisasi mengembangkan peran pekerjaan agar sesuai dengan kebutuhan yang terus berkembang, menyusun rencana pengembangan karyawan dengan mengidentifikasi keterampilan yang perlu tingkatkan, dan merancang penilaian kinerja yang lebih baik berdasarkan pemahaman mendalam tentang tugas pekerjaan.
Lebih jauh lagi, job analysis berperan dalam menentukan nilai suatu pekerjaan untuk menetapkan paket kompensasi yang adil serta mengidentifikasi risiko kerja, sehingga memungkinkan organisasi menciptakan langkah-langkah untuk meningkatkan keselamatan di tempat kerja.
Kesimpulan
Job analysis tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk memahami deskripsi pekerjaan, tetapi juga menjadi pilar yang mendukung berbagai keputusan strategis dalam organisasi. Dari meningkatkan efisiensi operasional hingga memastikan kepatuhan terhadap peraturan, job analysis memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia.
Tingkatkan kinerja tim dengan job analysis menyeluruh dari AuditPro!
Contact Us
HOT LINE : (+62) 21-8690-9226
HANDPHONE : 0818-6619-82
WHATSAPP : 0818-6619-82
INFO@AUDITPRO