Audit penggajian adalah proses memeriksa dan memverifikasi sistem penggajian perusahaan untuk memastikan gaji karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan, peraturan, dan data karyawan yang akurat. Pada umumnya, orang jarang membahas gaji mereka secara terbuka, namun gaji merupakan faktor utama dalam keputusan seseorang untuk mengambil atau meninggalkan pekerjaan. Organisasi harus memastikan bahwa mereka membayar karyawan dengan benar dan tepat waktu, serta mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan penggajian. Keteraturan dalam penggajian penting untuk kelangsungan perusahaan.
Audit Penggajian
Audit penggajian sangat penting untuk memeriksa keakuratan gaji dan pemotongan pajak karyawan. Biasanya dilakukan secara internal untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan sebelum menjadi masalah serius. Departemen penggajian memimpin audit ini, dengan dukungan penting dari Sumber Daya Manusia untuk memastikan komunikasi yang efektif.
Tujuan Utama
- Pelaporan Pajak dan Penyetoran yang Akurat: Setiap karyawan di Amerika Serikat harus mengisi formulir pajak W-4 untuk memfasilitasi pemotongan pajak yang tepat. Harus menyesuaikan sistem penggajian dengan kebutuhan karyawan.
- Kepatuhan Terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan dan Peraturan Lainnya: Penting untuk memastikan bahwa semua yang berhak menerima upah lembur, serta mengevaluasi upah borongan dan produktivitas karyawan. Karyawan yang mendapatkan kredit tip harus memenuhi atau melebihi upah minimum negara bagian dengan gabungan tip dan gaji per jam.
- Memberikan Data yang Akurat Kepada Pekerja: Karyawan berhak atas catatan gaji yang akurat, termasuk slip gaji dengan rincian jam kerja, lembur, dan potongan, baik dalam format kertas maupun elektronik. Pada akhir tahun, departemen penggajian harus menyediakan dokumen pajak dengan informasi ini.
- Mengungkap Potensi Kesalahan dan Ketidakakuratan: Audit menyeluruh penting untuk mengidentifikasi potensi penipuan dalam penggajian, termasuk memverifikasi keabsahan penerima gaji dan menghindari praktik seperti penggunaan karyawan bayangan.
Cara Melakukan Audit Penggajian yang Efektif
- Periode Audit: Tentukan jangka waktu untuk prosesnya, bisa dalam satu periode pembayaran tunggal atau sepanjang tahun, terutama jika Anda menghasilkan formulir pajak akhir tahun untuk karyawan.
- Tinjau Data Karyawan: Tinjau data karyawan untuk memastikan keakuratan informasi yang diterima. Pastikan perusahaan membayar karyawan yang aktif dan orang yang sedang cuti menerima gaji yang sesuai.
- Verifikasi Jam Kerja dan Pembayaran: Verifikasi jam kerja dengan kartu waktu, terutama untuk karyawan yang dibayar per jam. Tinjau pembayaran lembur, bonus, komisi, dan tip untuk memastikan pelaporan penghasilan yang akurat.
- Cek Transaksi Penggajian Tidak Lazim: Periksa transaksi seperti bonus, gaji pindah kerja, gaji tertunggak, dan penggantian biaya. Koordinasikan dengan bagian keuangan untuk memastikan keakuratan.
- Pemotongan dan Setoran Pajak: Pastikan pemotongan pajak dan setoran pajak penghasilan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Rekonsiliasi dengan aktivitas bank dan periksa dokumen setoran langsung untuk mencegah penipuan.
- Patuhi Aturan Penggajian: Pastikan mematuhi aturan penggajian yang berlaku di negara bagian Anda. Perhatikan perbedaan aturan untuk karyawan yang bekerja dari rumah di negara bagian lain.
- Pelaporan dan Identifikasi Peluang Perbaikan: Buat laporan audit penggajian dan bagikan kepada pihak terkait seperti kepala HRD dan keuangan. Identifikasi peluang untuk meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kesalahan data.
Seberapa Sering Anda Harus Melakukan Audit Penggajian?
Hal ini tergantung pada berbagai faktor, seperti skala bisnis, kompleksitas proses penggajian, dan risiko penipuan atau kesalahan penggajian. Berikut adalah panduan umumnya, yaitu:
- Setiap tahun: Cocok untuk bisnis kecil dengan proses penggajian yang sederhana dan sedikit jumlah karyawan. Ini membantu memastikan bahwa catatan penggajian dan proses akuntansi tetap akurat dan sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
- Triwulanan: Diperlukan untuk perusahaan besar dengan proses penggajian yang lebih rumit. Audit penggajian harus dilakukan secara lebih sering dalam kasus ini.
Waktu yang Dibutuhkan Untuk Melakukan Audit Penggajian
Untuk usaha kecil dengan proses penggajian yang sederhana, audit penggajian biasanya dapat diselesaikan dalam beberapa hari. Audit ini melibatkan peninjauan catatan penggajian, laporan bank, dan dokumen keuangan lainnya untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan serta mengidentifikasi kesalahan atau ketidaksesuaian.
Sementara itu, untuk bisnis yang lebih besar dengan proses penggajian yang lebih kompleks dan lebih banyak karyawan, proses audit penggajian dapat memakan waktu beberapa minggu. Audit ini memerlukan tinjauan menyeluruh terhadap catatan penggajian, termasuk peninjauan daftar penggajian, kartu waktu karyawan, pemotongan pajak, dan data jam lembur.
Baca Lainnya: Keterbatasan Dalam Audit
–
Untuk menjaga integritas dan keakuratan sistem penggajian perusahaan sangat memerlukan Audit Penggajian. Hal ini tidak hanya melindungi perusahaan dari potensi penipuan dan kesalahan, tetapi juga memastikan bahwa karyawan menerima kompensasi yang sesuai dengan upaya dan kontribusi mereka.
Auditpro
Audit Pro merupakan divisi audit dari KAP Budiandru dan Rekan. Kami mendukung klien kami dengan dukungan profesional “generalis” dan ‘spesialis’ yang dapat menyesuaikan layanan kami dengan kebutuhan khusus klien kami – kombinasi antara lulusan luar negeri dan domestik, serta menggabungkan keahlian dari kemampuan strategis, analitis dan praktis, keterampilan teknis. Kami mengukur kesuksesan klien kami.
Jangan biarkan kesalahan penggajian merusak reputasi dan hubungan Anda dengan karyawan. Lakukan audit penggajian sekarang!
Butuh bantuan?
HOT LINE : (+62) 21-8690-9226
HANDPHONE : 0818-6619-82
WHATSAPP : 0818-6619-82
INFO@AUDITPRO
Rasuna Epicentrum Superblock Lantai 5 B511 – Kuningan Jakarta Selatan 12940
Refferensi: